APLIKASI SISTEM INFORMASI DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

APLIKASI SISTEM INFORMASI DI FUNGSI-FUNGSI ORGANISASI

SISTEM-SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL

Sistem informasi manajemen dapat digunakan untuk mendukung kegiatan-kegiatan yang ada di fungsi-fungsi bisnis. Fungsi-fungsi bisnis, di antaranya area akuntansi, produksi, pemasaran, keuangan, dan sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi manajemen yang diterapkan di area fungsifungsi tersebut dikenal dengan nama sistem-sistem informasi fungsional (junctional information systems) a tau sistem-sistem informasi bisnis (business information systems) yang terdiri dari sistem informasi pemasaran, sistem informasi pemanufakturan atau sistem informasi produksi, sistem informasi sumber daya manusia, sistem informasi akuntansi dan sistem informasi keuangan sebagai berikut ini.

Gambar berikut ini menunjukkan sistem-sistem informasi fungsional beserta aplikasi-aplikasi di masing-masing areanya. Aplikasi-aplikasi ini merupakan aplikasi-aplikasi untuk manajemen ketiga tingkatan.

Sistem-sistem lnformasi Fungsional dan Aplikasinya

1.   Sistem Informasi Akuntansi

Akuntansi menyediakan cara untuk menyajikan dan meringkas kejadian-kejadian bisnis dalam bentuk informasi keuangan kepada para pemakainya. Dari definisi akuntansi ini maka sistem informasi akuntansi (SIA) atau accounting information systems (AIS) dapat didefinisikan sebagai sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya. Sistem informasi akuntansi (SIMAK atau SIA) merupakan sistem informasi yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi, dan menghasilkan laporan keuangan. Sistem informasi akuntansi (SIA) atau accounting information systems (AIS) adalah penerapan sistem informasi ke sistem akuntansi manual. Sistem akuntansi manual mempunyai beberapa sistem-sistem bagian (subsystems) yang berupa siklus-siklus akuntansi, yaitu:

a.    siklus pendapatan (revenue cycle)

b.    siklus pengeluaran kas (expenditure cycle)

c.    siklus konversi (conversion cycle)

d.    siklus manajemen sumber daya manusia (human resource management cycle

e.    siklus buku besar dan pelaporan keuangan (general ledger and financial reporting cycle)

Siklus akuntansi menunjukkan prosedur akuntansi dari sumber data sampai ke proses pencatatan atau pengolahan akuntansinya. Siklus pendapatan merupakan prosedur pendapatan dimulai dari bagian penjualan, otorisasi kredit, pengambilan barang, pengiriman barang, penagihan sampai penerimaan kas. Siklus pengeluaran kas merupakan prosedur pengeluaran kas dari proses pembelian sampai ke proses pembayarannya. Siklus konversi merupakan siklus produksi dari bahan mentah sampai ke barang jadi. Siklus ini masuk ke kategori akuntansi biaya.

Siklus manajemen sumber daya manusia melibatkan prosedur penggajian. Siklus buku besar dan pelaporan keuangan berupa prosedur pencatatan atau perekaman ke jurnal dan buku besar dan pencetakan laporan-laporan keuangan yang datanya diambilkan dari file buku besar. Siklus akuntansi merupakan prosedur yang juga berfungsi sebagai penghubung (interface) antara fungsi-fungsi di organisasi. Sebagai penghubung (interface), siklus-siklus akuntansi akan membawa output dari suatu fungsi menjadi input ke fungsi lainnya, termasuk fungsi akuntansi. Gambar berikut menunjukkan siklus akuntansi akan memberikan input kepada sistem informasi akuntansi.

Siklus-siklus Akuntansi

Melalui informasi yang dihasilkannya, sistem informasi akuntansi mempunyai tiga tujuan utama (Wilkinson, 2000) sebagai berikut ini.

a.    Untuk mendukung operasi-operasi sehari-hari (to support the day-to-day operations)

Sistem informasi akuntansi mempunyai sistem bagian yang disebut dengan TPS (transaction processing systems) yang mengolah data transaksi menjadi informasi yang berguna untuk melakukan kegiatan-kegiatan operasi sehari-hari. Pemakai informasi ini misalnya adalah:

-      karyawan yang menerima cek pembayaran

-      supervisor yang memeriksa penjualan tiap harinya

-      pelanggan yang menerima faktur

-      pemasok yang menerima order pembelian

-      kasir yang menerima perintah pembayaran.

b.    Mendukung pengambilan keputusan manajemen (to support decision making by internal decision makers)

Informasi dari SIA juga diperlukan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusannya. Manajemen menengah membutuhkan informasi akuntansi untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi antara yang dibudgetkan dengan nilai realisasi yang dilaporkan oleh sistem informasi akuntansi. Contoh lainnya, manajemen atas membutuhkan informasi akuntansi untuk perencanaan, misalnya informasi penjualan untuk perencanaan arus kas.

c.    Untuk memenuhi kewajiban yang berhubungan dengan pertanggungjawaban (to fulfill obligations relating to stewardship)

Manajemen perusahaan perlu melaporkan kegiatannya kepada stakeholder. Stakeholder dapat berupa pemilik, pemegang saham, kreditor, serikat pekerja, pemerintah, otoritas pasar modal dan lain sebagainya. Informasi akuntansi yang dibutuhkan oleh stakeholder adalah informasi tentang laporan keuangan yang terdiri dari neraca (posisi keuangan pada tanggal tertentu, misalnya pada tanggal akhir tahun), laporan laba-rugi (laba atau rugi yang diperoleh organisasi selama satu periode tertentu, misalnya selama 1 tahun) dan laporan arus kas.

1.   Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM)

Sistem informasi pemasaran (SIMPEM) atau marketing information system (MKTIS) merupakan sistem informasi yang diterapkan di fungsi pemasaran. Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran seperti manajemen penjualan, advertising, dan promosi.

Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) memberikan informasi kepada semua tingkatan manajer di fungsi pemasaran. Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Pemasaran (SIMPEM) dapat dikelompokkan ke dalam lima macam kelompok informasi, yaitu informasi mengenai tempat (place), produk (product), promosi (promotion), harga (price), dan informasi terintergrasi dari keempatnya (integrating mix)

2.   Sistem Informasi Produksi (SIMPRO)

Sistem Informasi Pemanufakturan atau Sistem Informasi Produksi (SIMPRO) merupakan penerapan sistem informasi di fungsi produksi. Sistem produksi terdiri dari dua macam, yaitu sistem produksi fisik dan sistem informasinya. Sistem produksi fisik merupakan sistem fisik untuk mengendalikan alat-alat produksi. Sistem ini disebut juga dengan nama sistem pengendalian produksi atau production control system (PCS). Sistem PCS ini berada di level operasi atau level bawah. PCS terdiri dari CAD, CAM, Robot dan CIM. Computer Aided Design (CAD) merupakan sistem komputer yang digunakan untuk membantu proses perancangan, misalnya perancangan produk. Computer Assisted Manufacturing (CAM) merupakan sistem komputer yang membantu proses produksi supaya lebih efisien dan efektif. Contoh dari CAM adalah komputer yang mengatur ketebalan dari lembaran-lembaran aluminium tipis untuk proses produksi kertas pembungkus kado dari bahan aluminium. Robot digunakan untuk menggantikan manusia dan pekerjaan yang membutuhkan ketelitian tinggi dan pekerjaan-pekerjaan bahaya. Computer Integrated Manufacturing (CIM) merupakan sistem-sistem gabungan terintegrasi antara sistem produksi fisik (CAM, robot) dengan sistem informasi produksinya. Dengan terintegrasinya sistem produksi fisik maka hasil dari sistem produksi fisik dapat masuk sebagai data di sistem informasinya.

Berbeda dengan PCS, sistem informasi produksi menghasilkan informasi kepada manajer-manajer di fungsi produksi. Sistem Informasi Pemanufakturan atau Sistem Informasi Produksi (SIMPRO) adalah sistem informasi yang mendukung perencanaan, kontrol, dan penyelesaian proses manufaktur. Sistem Informasi Produksi (SIMPRO) memberikan informasi kepada semua tingkatan manajer di fungsi produksi. Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Produksi (SIMPRO) dapat dikelompokkan ke dalam informasi mengenai proses produksi, sediaan, kualitas produksi, dan biaya produksi.

3.   Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource information system (HRIS) adalah penerapan sistem informasi di fungsi produksi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM) adalah sistem informasi yang mendukung aktivitas manajemen seperti perekrutan, seleksi, dan penerimaan, penempatan dan penilaian performa, dan pelatihan dan pengembangan. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM) memberikan informasi kepada semua tingkatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SIMSDM) dapat dikelompokkan ke dalam informasi mengenai perencanaan tenaga kerja, pengolahan tenaga kerja, rekruitmen, benefit, dan lingkungan kerja.

4.   Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan (SIMKEU) ataufinancial information system (FIS) merupakan penerapan sistem informasi di fungsi keuangan untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi keuangan. Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) adalah sistem informasi yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan. Informasi yang dihasilkan oleh Sistem Informasi Keuangan (SIMKEU) dapat dikelompokkan ke dalam informasi mengenai forecast keuangan, modal kerja, investasi, pendanaan, budget modal, dan anggaran dan pajak.

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu perangkat lunak paket dengan aplikasi yang terintegrasi untuk digunakan secara luas di organisasi. ERP termasuk transaction processing system (TPS) ditambah dengan sistemsistem informasi fungsional yang terintegrasi. Aplikasi ERP meliputi fungsi-fungsi akuntansi, keuangan, sumber daya manusia, pemasaran dan logistik. Aplikasi ERP di fungsi akuntansi meliputi modul-modul, seperti buku besar, piutang dagang, utang dagang, aktiva tetap, manajemen kas dan akuntansi biaya. Aplikasi ERP di keuangan, di antaranya meliputi modul-modul analisis portofolio, analisis risiko, analisis kredit, manajemen aktiva, sewa guna dan manajemen real estate. Aplikasi ERP di sumber daya manusia termasuk di antaranya modul-modul rekruitmen, penggajian, manajemen personil, pengembangan karyawan, dan manajemen kompensasi. Aplikasi ERP di pemasaran, di antaranya manajemen relasi pelanggan, pemasukan order, pemrosesan order. Aplikasi ERP di logistik, di antaranya perencanaan produksi, manajemen material, manajemen pabrik.

Paket ERP berbeda dengan paket-paket komersial yang lainnya.

Perbedaannya adalah sebagai berikut ini.

1.    Modul-modul ERP terintegrasi lewat basis data yang umum. Sebagai misalnya, apabila terjadi transaksi order penjualan di suatu tempat maka hasil dari transaksi ini akan langsung berakibat di basis data untuk modul yang lainnya, misalnya modul akuntansi, logistik, pengiriman.

2.    Modul-modul ERP dirancang sesuai dengan proses bisnis yang mengikuti proses rantai nilai (value chain) atau rantai penyediaan (supply chain).

Martin, et al. (2002) membagi dua tujuan organisasi membeli paket ERP, yaitu sebagai berikut.

1.    Untuk menerapkan aktivitas-aktivitas mata rantai (value chain), yaitu aktivitas mulai dari logistik bahan mentah, produksi, logistik bahan jadi, penjualan dan pemasaran dan jasa purna jual.

2.    Untuk mendukung aktivitas bisnis fungsional meliputi proses-proses akuntansi, keuangan, sumber daya manusia dan fungsi-fungsi lainnya.

Perusahaan SAP (System Analyze and Programmentwicklung) didirikan pada tahun 1972 oleh 5 orang mantan karyawan IBM di Mannheim, Jerman. Selanjutnya, perusahaan SAP berganti nama menjadi Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung (System, Applications and Product in Data Processing) kantor pusatnya di Walldorf, Jerman. Pemakai SAP diantaranya adalah perusahaan kimia Dow Chemical Company dan E.I. du Pont de Nemours & Company, perusahaan minyak Chevron Corporation dan Exxon Corporation, perusahaan komputer Apple Computer, IBM dan Intel.

Produk pertama SAP adalah aplikasi SAP R/2 yang dikeluarkan tahun 1979. Aplikasi SAP R/2 dijalankan di komputer mainframe. R/2 berarti twotiers, yaitu menggunakan dua tingkatan dengan tingkatan pertama adalah dumb terminal dan tingkatan kedua adalah mainframe dengan basis datanya. Pada tahun 1987, SAP mengembangkan produk SAP R/3. SAP R/3 dibuat dengan menggunakan bahasa generasi keempat, yaitu ABAP/4. SAP R/3 dianggap sebagai paket terunggul di kategori ERP. Keunggulan SAP adalah kemampuannya untuk mengatasi bahasa dan mata uang berbeda jika digunakan secara global. Oleh karena SAP sangat terintegrasi maka pertukaran informasi akan menjadi global. Contohnya, item yang dibeli oleh manajemen material akan dikirim langsung ke bagian akuntansi keuangan dan pengendalian. Selain itu, SAP menawarkan berbagai keuntungan yang lain, yaitu otomatisasi alur kerja seperti permintaan pembelian yang akan mengurangi kertas kerja, fitur keamanan akan mengurangi kebutuhan berbagai tingkat otorisasi, pembuat laporan SAP memberikan kemudahan pengguna untuk mencari data sampai tingkat paling bawah.

Aplikasi SAP R/3 dijalankan di client server system. R/3 berarti three tiers, yaitu menggunakan tiga tingkatan dengan tingkatan pertama adalah client atau intelligent terminal, tingkatan kedua adalah application server (apps server) tempat program-program aplikasinya dan tingkatan ketiga adalah database server tempat basis datanya. Pada tanggal 11 Juni 1997, perusahaan SAP mengumumkan instalasi SAP R/3 yang ke 10.000 yang digunakan di perusahaan kosmetik L'Oreal dengan kantor pusat di Clichy Perancis. SAP R/3 digunakan untuk menstandarkan proses keuangan grup perusahaan ini yang tersebar di 59 negara untuk mempercepat proses konsolidasi keuangan. SAP R/3 akan digunakan oleh 3000 karyawan L'Oreal di bawah sistem operasi Windows NT. Aplikasi SAP R/3 yang akan dipasang adalah akuntansi keuangan, pengendalian, manajemen material, penjualan dan distribusi, serta keuangan. Pada tahun 1999, SAP meluncurkan mySAP.com, yaitu versi SAP R/3 yang digunakan secara komprehensif dengan aplikasi internet dengan menambahkan aplikasi e-business, termasuk customer relationship management (CRM) dan supply chain management (SCM). Termasuk di dalam mySAP.com adalah modul Workplace yang memungkinkan karyawan di perusahaan dapat mengakses informasi perusahaannya, jasa-jasa yang ditawarkan dan program-program aplikasi untuk dijalankan lewat internet dan modul Marketplace yang menyediakan akses internet ke komunitas perdagangan online. Implementasi SAP menentukan keberhasilan penerapan SAP. Implementasi SAP memerlukan biaya, waktu, dan sumber daya manusia yang tidak sedikit. Keberhasilan implementasi SAP R/3 ditentukan oleh seluruh elemen dalam organisasi.

Daftar Pustaka :

Jessup, Leonard, and David Tansuk. (1991). "Decision Making in an Automated Environment: The Effect on Anonymity and Proximity with a Group Decision Support System." Decision Sciences Journal. Spring.

Jogiyanto, H.M. (2001). Sistem Analis dan Desain Pendekatan Terstruktur, Teori dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Jogiyanto, H.M. (2002). Sistem Informasi: Konsep Dasar dan Komponen. Edisi 2. Y ogyakarta: BPFE.

Martin, E. Wainright; Carol, W. Brown; Daniel, W. De Hayes; Jeffrey, A. Hoffer dan William, C. Perkins. (2002). Managing Information technology: What Managers Need to Know. Fifth Edition. New Jersey: Prentice-Hall Inc.

O'Brien, James, A. (1996). Management Information Systems: Managing Information Technology in the Networked Enterprise. Third edition. Chicago: Richard D. Irwin.

Porter, Michael, E. (1985). Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance. New York: Free Press.

Wilkinson, Joseph, W.; Michael, J. Cerullo; Vasant, Raval; Bernard WongOn-Wing. (2000). Accounting Information Systems: Essential Concepts and Applications. Fourth Edition. New York: John Willey and Sons, Inc. 

Tweet